Para guardar nuestros correos en nuestra computadora sin que ocupen espacio en nuestro buzón de correo, podemos crear una o más Carpetas Personales o también llamados Archivos de datos de Outlook (tienen la extensión .pst).

Para crearla hacemos lo siguiente:

Para este ejemplo utilizamos Outlook 2010, pero también funciona de manera similar para Outlook 2007 y 2013.

  • Abrimos nuestro correo en Outlook, de la cinta de opciones Inicio, seleccionamos el botón Nuevos elementos, luego Más elementos, y clic en Archivo de datos de Outlook

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  • En la ventana siguiente, verificamos que este seleccionado “Archivo de datos de Outlook (.pst)” y clic en Aceptar.

    dos

  • En la ventana de “Crear o abrir archivo de datos de Outlook”, elegimos la ubicación donde guardaremos nuestra Carpeta Personal (archivo .pst), escribimos el nombre para identificarlo, por ejemplo “Correos 2012” y clic enAceptar.

    tres

  • Nuestra nueva carpeta “Correos 2012” nos aparecerá en el Panel de exploración (barra del lado izquierdo), en esta carpeta, con clic derecho, podemos crear más subcarpetas para ordenar nuestros correos.

    cuatro

  • Ahora, movemos los correos de nuestras carpetas de buzón de correo, hacia las subcarpetas de la carpeta personal que acabamos de crear. Esto lo podemos hacer de varias formas:

    • Mediante “cortar” los correos y “pegar” en la carpeta deseada,
    • Seleccionar los correos y “arrastrarlos” hacia la carpeta donde los guardaremos, o
    • Podemos seleccionar varios correos, damos clic derecho, seleccionamos Mover a, luego Otra carpeta y en la ventana siguiente, elegimos la carpeta destino y Aceptar.

    cinco

  • De esta manera podemos depurar nuestro correo. Recordemos que todas las carpetas que conforman nuestro buzón ocupan espacio (ejemplo, las que están en recuadro verde):

    seis

    Por lo que es importante vaciar los Elementos eliminados también.

    Si por alguna razón cerramos nuestra Carpeta Personal(.pst), la podemos volver a abrir, haciendo clic en el menú de Outlook, Archivo, Abrir, Abrir Archivo de datos de Outlook, seleccionamos nuestro archivo .pst y Aceptar.

    Para respaldar nuestra Carpeta Personal solo es necesario respaldar el archivo .pst.