Boletín #4: Pirámide Documental

La Dirección General de Informática el día 4 de noviembre del 2005 empezó un proceso llamado Pre Auditoria; esto significa que un cuerpo de auditores externo (TUV) visitó nuestras instalaciones y realizó una Auditoria en nuestros Sistema de Calidad. La Pre Auditoria es un requerimiento que se hace antes de la certificación definitiva y posteriormente los resultados son evaluados por los jefes de área y coordinadores. La certificación es un proceso en cual la Dirección General de Informática trabajará con una Norma a nivel mundial llamada ISO 9001:2000. En la siguiente figura se ilustran los pasos a seguir para una certificación: Es importante conocer los términos y definiciones que ayudará a tener un amplio conocimiento de la Norma ISO 9001:2000 a continuación se listan los más básicos:

• MAC: Manual de Administración de Calidad
• SAC: Sistema de Administración de Calidad.
• PG: Procedimiento General
• PE: Procedimiento Especifico
• IT: Instructivos de Trabajo.
• SER: Servicios
• PRO: Proyectos
• OP: Operación
• Auditoria: Actualmente se han aplicado dos tipos de Auditorias la Interna y la Externa.

Pirámide de la Documentación

Como lo representa la siguiente gráfica, la Implantación del Sistema de Administración de la Calidad (SAC) comienza en el 3er. y 4o nivel y consiste en la recolección de los planes, instructivos y registros que proporcionan detalles técnicos sobre cómo hacer el trabajo y se registran los resultados, estos representan la base fundamental de la documentación. Posteriormente, se determinó la información especificada sobre los procedimientos de cada área de la Dirección General de Informática: con ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Por qué? efectuar las actividades (2do. Nivel – procedimiento), esto con el fin de generar los Manuales de Procedimientos de cada área. Los procedimientos documentados en Sistema de Administración de la Calidad (SAC) forman la documentación básica utilizada para la planificación general y la administración de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, también deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de administración de la calidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que la Dirección General de Informática efectúa y verifica el trabajo que afecta a la calidad y cómo se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar. Con la elaboración de los manuales de procedimientos se persiguen entre otros, los siguientes objetivos:

Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización. Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados. Definir responsabilidades y autoridades. Regular y estandarizar las actividades de la Empresa. Facilitar la introducción de un mejor método dando datos completos del método actual. Ayuda a establecer mejores programas de operaciones y de actividades. Suministrar las bases documentales para las auditorias.

Además la Dirección debe ejecutar el 1er. nivel que consiste en la elaboración de la Política de Calidad y los Objetivos.