Boletin #5: Procedimientos e Instructivos

Continuando con la documentación, nos toca ahora ver la estructura para el inventario de cada Procedimiento e Instructivo de Trabajo de nuestras áreas. Para el ISO 9001:2000, debemos de tener registrado todos nuestros procedimientos, así como todos los instructivos de trabajo que utilicemos en nuestras áreas. ¿ Que es un Procedimiento de Trabajo? Un Procedimiento de Trabajo es un documento que describe y narra como realizamos nuestras actividades, el cual se puede representar en forma de narración (prosa) o en forma gráfica (diagramas de flujo). ¿Que es un Instructivo de Trabajo? Un Instructivo de Trabajo es una guía o serie de pasos de actividades rutinarias las cuales ya han sido previamente aprobadas y validadas. Una estructura recomendada para el inventario de cada procedimiento e instructivo de trabajo puede ser la siguiente: Nota: Hay que recordar que la DGI cuenta ya con su estructuración de documentos SAC, esta información la podemos ver en el sistema EQDZ. Procedimientos:

Título y Aprobación del Documento Registro de revisiones efectuadas a este documento

1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsables
4. Condiciones/Normativas
5. Descripción de las Actividades
6. Flujograma
7. Documentos de Referencia
8. Registros
9. Glosario
10. Anexos (incluye formas y registros)

Instrucciones de Trabajo:

Título y Aprobación del Documento Registro de revisiones efectuadas a este documento

1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsables
4. Condiciones/Normativas
5. Descripción de las Actividades
6. Documentos de Referencia
7. Registros
8. Glosario
9. Anexos (incluye formas y registros)

A continuación se describe cada uno de estos puntos: Título y Aprobación del Documento. Es la primera página del procedimiento o instructivo de trabajo, posee los siguientes campos: Logotipo y Nombre de la Empresa, Serial, Revisión, Páginas, Firma de la persona responsable de la revisión y de la aprobación, Nombre del Procedimiento o Instructivo de Trabajo. Registro de revisiones efectuadas a este documento. Es la parte del Procedimiento o Instructivo de trabajo donde se señala el número de revisiones realizadas al Documento. 1. Objetivo. Debe describir de manera clara el «Por que» y el «Que» del procedimiento o la instrucción de trabajo, centrándose en aquellos aspectos que lo hace único. Debe ser entendido y entendible por todos los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el documento. 2. Alcance. Debe indicar tanto las áreas como las situaciones donde el procedimiento o la instrucción de trabajo debe ser usado, además de hacer sus excepciones (es decir lo que excluye). Debe ser entendido y entendible tanto por los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el procedimiento o la instrucción de trabajo. 3. Responsables. Debe indicarse la(s) posición(es), que tienen la responsabilidad de ejecutar las actividades descritas en el documento y los responsables por que se cumpla el mismo, se deberá mencionar solo cargos y nunca hacer referencia en forma personal. 4. Condiciones/Normativas. Normativas: Debe describir las condiciones específicas para el procedimiento o la instrucción de trabajo se pueda ejecutar. Aspectos de seguridad: Muestra los riesgos, las medidas y los implementos de seguridad que se deben considerar para la ejecución del documento. Materiales, Herramientas y equipos. 5. Descripción de las Actividades. Describe en forma detallada y en el orden cronológico las actividades que deben llevarse a cabo para el aseguramiento de la calidad de los productos y/o servicios que se esperan obtener. 6. Flujograma. Debe indicar de una manera lógica, la secuencia como deben ser ejecutados los pasos, la posición que debe ejecutarlos y los registros que deben elaborarse para el aseguramiento de la calidad, de los productos y/o servicios que se esperan obtener con el procedimiento. Aplica sólo para los procedimientos. Los iconos que se utilizan para la elaboración del flujograma se pueden apreciar a continuación: 7.-Documentación de Referencia. Debe mencionar todos aquellos documentos, normas, libros, artículos, etc. que se usaron para elaborar el procedimiento o la instrucción de trabajo, y además los que deben usar durante la ejecución de los pasos. Esta referencia debe indicar tipo, serial, titulo, autor, edición y página sino que debe referirse a como y donde ubicarla. En los casos de difícil acceso a la misma, y que sea necesaria para la realización de algunos de los pasos descritos, debe proveerse una copia de la misma como un anexo del procedimiento. 8.-Registros. Lista los números y nombres de los formularios, reportes y pantallas asociados al proceso que se utilizan para el monitoreo de las actividades y para la revisión y prueba necesarias para el asesoramiento de la calidad. 9.-Glosario. Refiere los términos y/o abreviaturas empleadas en el texto del documento. 10.- Anexos. Refiere el conjunto de documentos asociados al proceso.