Para guardar nuestros correos en nuestra computadora sin que ocupen espacio en nuestro buzón de correo, podemos crear una o más Carpetas Personales o también llamados Archivos de datos de Outlook (tienen la extensión .pst).
Para crearla hacemos lo siguiente:
Para este ejemplo utilizamos Outlook 2010, pero también funciona de manera similar para Outlook 2007 y 2013.
- Abrimos nuestro correo en Outlook, de la cinta de opciones Inicio, seleccionamos el botón Nuevos elementos, luego Más elementos, y clic en Archivo de datos de Outlook…
- En la ventana siguiente, verificamos que este seleccionado “Archivo de datos de Outlook (.pst)” y clic en Aceptar.
- En la ventana de “Crear o abrir archivo de datos de Outlook”, elegimos la ubicación donde guardaremos nuestra Carpeta Personal (archivo .pst), escribimos el nombre para identificarlo, por ejemplo “Correos 2012” y clic en Aceptar.
- Nuestra nueva carpeta “Correos 2012” nos aparecerá en el Panel de exploración (barra del lado izquierdo), en esta carpeta, con clic derecho, podemos crear más subcarpetas para ordenar nuestros correos.
- Ahora, movemos los correos de nuestras carpetas de buzón de correo, hacia las subcarpetas de la carpeta personal que acabamos de crear. Esto lo podemos hacer de varias formas:
- Mediante “cortar” los correos y “pegar” en la carpeta deseada,
- Seleccionar los correos y “arrastrarlos” hacia la carpeta donde los guardaremos, o
- Podemos seleccionar varios correos, damos clic derecho, seleccionamos Mover a, luego Otra carpeta y en la ventana siguiente, elegimos la carpeta destino y Aceptar.
- De esta manera podemos depurar nuestro correo. Recordemos que todas las carpetas que conforman nuestro buzón ocupan espacio (ejemplo, las que están en recuadro verde):
Por lo que es importante vaciar los Elementos eliminados también.
Si por alguna razón cerramos nuestra Carpeta Personal(.pst), la podemos volver a abrir, haciendo clic en el menú de Outlook, Archivo, Abrir, Abrir Archivo de datos de Outlook, seleccionamos nuestro archivo .pst y Aceptar.
Para respaldar nuestra Carpeta Personal solo es necesario respaldar el archivo .pst.